請求書は取引先にお金を請求する際に使う書類であり、ビジネスにおいて欠かせない書類です。取引先にスムーズに対応してもらうためには、請求書を正しく作成することが大切です。本記事では、請求書の宛名の正しい書き方や、作成時のポイントなどについて解説します。

請求書の宛名を正しく書く重要性

請求書が届いた際、以下の手順に沿って支払いを行うことが一般的です。

1.購買担当者が請求書を確認する
2.経理担当者が請求書を確認する
3.支払額を確定する
4.期日までに代金を支払う

購買担当者と経理担当者は、金額や内容が問題ないかといった点から請求書を確認します。請求書の宛名を正しく記入しないと、担当者を特定するために時間がかかるため、相手の会社に余計な手間をかけてしまう可能性があります。請求書が正しく記載されていないと、紛失や混乱につながることがあるため、注意しましょう。

取引先が大企業の場合、会社名だけではなく、部署名や担当者名まで記入することが求められます。また、請求書と同様に、封筒にも部署名や担当者名を記入するなど、取引先にスムーズに処理してもらうことを意識して作成することが望ましいでしょう。

請求書の宛名はどう書く？

請求書の宛名の書き方について、押さえておきたいポイントを解説します。

「御中」の使い方

法人宛て、もしくは部署宛に請求書を送付する時は「御中」を使います。御中を使える宛先として、以下をはじめとする例があげられます。

・会社：株式会社、有限会社など
・その他の団体：医療法人、NPO法人など
・部署：営業部、企画部、法務部など

例えば、株式会社ABCの企画部に請求書を送付したい場合は「株式会社ABC　企画部　御中」とします。

個人名に対して御中を使わない点や、御中をつけるのは1回である点に注意しましょう。以下のような使い方は誤りです。

・株式会社ABC　企画部　田中一郎　御中
・株式会社ABC　御中　企画部　御中

「様」の使い方

請求書も個人に送付する際は「様」を使います。例えば、株式会社ABCの企画部の田中さんに請求書を送りたい場合は「株式会社ABC　企画部　田中様」と記載します。また、法人だけではなく、個人のお客様や、個人事業主の取引先に対しても使えます。

「様」を使う際は、御中と併用したり、法人名や部署名に対して使用したりしないように注意しましょう。例として、以下のような使い方は誤りです。

・株式会社ABC　企画部　御中　田中一郎様
・株式会社ABC　企画部　様

「殿」の使い方

個人に対しての敬称は「様」を使うのが一般的ですが、一部「殿」を使う場合もあります。

・個人名に直接使う場合：田中一郎殿
・役職と一緒に使う場合：田中部長殿

しかし「殿」は目上の人から目下の人に対して使うものと考えられている点に注意が必要です。そのため、取引先の担当者の年齢や役職にかかわらず、社外の人に対する請求書には「殿」を使うことは避けた方がいいでしょう。

請求書の宛名を書く際の注意点

請求書の宛名を書くときに気をつけたいポイントについて解説します。

あらかじめ取引先を確認しておく

取引先が大きな会社の場合、複数の拠点や部署があるケースがあります。間違いなく請求書を届けられるように、どの宛名で作成すべきかあらかじめ担当者に確認しておきましょう。また、担当者の名前はフルネームで記載できるよう、下の名前まで確認しておきます。

会社名は正式名称で記載する

会社によっては、会社名の表記の方法が複数考えられる場合があります。請求書には、会社名を略したり、通称を記載したりせず、正式名称を記載することが大切です。

例えば、株式会社ABCを「（株）ABC」と省略して記載するのは控えましょう。また「株式会社エービーシー」などと異なる表記をしないように注意しましょう。

御中と様を同時に使わない

1つの宛先の中に「御中」と「様」を同時に使うことはできません。併用しないように、以下を始めとする書き方をしましょう。

・株式会社ABC　総務部　御中
・株式会社ABC　総務部　田中一郎様

以下のようにどちらも使う表現は誤りです。

・株式会社ABC　総務部　御中　田中一郎様

役職名は名前の前につける

請求書の宛名に役職名を含めたい場合には、以下のように担当者名の前に記載します。

・株式会社ABC　総務部　部長　田中一郎様
・株式会社ABC　代表取締役社長　鈴木太郎様

以下のように、担当者名の後ろに役職を記載するのは控えましょう。

・株式会社ABC　総務部　田中一郎部長
・株式会社ABC　鈴木太郎　代表取締役社長　様

連名にする場合はそれぞれに「様」をつける

担当者が2人いる時は、以下のようにそれぞれの名前の後に「様」をつけます。

・株式会社ABC　総務部　田中一郎様　佐藤花子様

以下のように、最後にまとめて「様」をつけるのは控えましょう。

・株式会社ABC　総務部　田中一郎　佐藤花子　様

複数の担当者がいる場合は「各位」を使う

部署全体に宛てた請求書を送付したい場合は、以下のように記載します。

・株式会社ABC　総務部　担当者各位

各位とは、たくさんの人を対象に呼びかける時に使用する言葉であり「皆様・皆様方」という意味合いがあります。使用する場合は改めて「様」をつける必要はなく、以下のような表記はしません。

・株式会社ABC　総務部　担当者各位様
・株式会社ABC　総務部　担当者様各位

請求書に記載するべき項目は？

①宛先
請求書の取引先です。紛失や誤送付を防ぐために、正式名称を記載しましょう。

②請求者名
請求書を作成した事業者の情報を記載します。自社の会社名や住所・連絡先、担当者名などを記入しましょう。印鑑は必須ではありませんが、信頼性を持たせたり、偽造を防止したりする目的などから押印するケースもあります。

③請求日・お支払い期限
請求日として請求書を発行した日付を記載します。お支払い期限はいつまでに振り込んで欲しいのか示すものですが、取引先によって業務フローや締日が異なるため、事前に確認した上で入力するようにしましょう。

④取引内容
取引の内容を記載します。どの商品に対してどれだけの金額が発生したのか明確にするため、商品ごとに数量・単価・合計金額などを記載することが一般的です。

⑤取引金額
全ての商品の金額を税率ごとに合計し、最終的な請求額を記載します。請求額はすぐに把握できるよう、書類の上部などにもわかりやすく記載するようにしましょう。

請求書を郵送する場合の宛名の書き方

請求書を郵送する場合は、担当者名が封筒の中央に来るようにすると、バランスよく宛名を書けます。会社名や部署名は封筒の中央から少し右になるように記載します。また、署名は会社名よりも少し下げて書くときれいに見えます。

頻繁に書類を送付する機会のある取引先の場合、宛名シールを印刷して常備したり、宛名部分が空いている封筒を使ったりすることがおすすめです。封筒に毎回宛先を記入する必要がないため、業務を効率化できます。

請求書を受領した際の会計の手順

請求書を受領した際は、一般的に以下の流れに沿って処理を行います。

請求内容の確認

担当者が請求書を受け取り、正しい内容の請求書であるかどうかチェックします。具体的には、商品やサービスの内容・数量・金額などを確認します。

決裁

決裁とは、申請した内容に対して許可・不許可といった判断を下すことです。会社によっては、物品を注文する際や支払いを行う際に決裁が必要なことがあります。

代金の支払い

決裁が下って支払いが確定した後は、請求書に記載された期日までに代金が相手に振り込まれるように手続きを行います。

請求書の保存期間のルール

請求書は法律で定められた期間に基づいて保存する必要があります。原則として法人の場合は7年間、個人事業主の場合の場合は5年間と定められていますが、インボイス制度への登録の有無や損益の状況などによっても保存期間が異なる点に注意が必要です。

請求書の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

請求書の管理方法を解説！整理のポイントやエクセル管理のデメリット、クラウドツールもご紹介-INVOY

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まとめ

請求書は売上を回収するために発行する重要な書類です。取引先の担当者にスムーズに対応してもらうためには、宛名を正しく記載する必要があります。宛名の書き方や作成時のポイントなどを理解し、適切に対応しましょう。

また、請求書に関する業務を効率化したい場合には、クラウド上で請求書を発行できるシステムを使うことも有効です。入力ミスや発行漏れを防ぎたいという方は、検討してみてはいかがでしょうか。